In de regio Wuhan in China startte in december 2019 een uitbraak van een nieuw Coronavirus. In Nederland worden er maatregelen genomen om verdere verspreiding van het virus tegen te gaan. Wij volgen de adviezen van het RIVM.
Vanwege het Coronavirus hebben wij onze VvE vergaderingen (in de VvE’s waarin wij het bestuur vormen) t/m 1 juni 2020 geannuleerd. Deze vergaderingen worden verplaatst naar een andere datum. Hierover bent u inmiddels geïnformeerd.
Bij de overige VvE’s (waarin wij geen bestuur vormen) zijn wij in overleg getreden met het bestuur.
Wij vertrouwen op uw begrip. Neemt u voor vragen over de vergaderingen gerust contact met ons op.
Zijn er gevolgen als de ALV wordt uitgesteld?
Het besluit om de Algemene Ledenvergadering wel of juist géén doorgang te geven ligt bij het bestuur.
Voor de meeste Vereniging van Eigenaars staat er in de Splitsingsakte of het Modelreglement een tijdsbestek waarbinnen de Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden moet worden.
In de ALV worden onder andere de jaarstukken besproken en décharge verleent aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over dat boekjaar.
Veel bestuursleden geven op dit moment de voorkeur om de ALV uit te stellen in verband met het coronavirus (COVID 19). Hierdoor kan het gebeuren dat de gestelde termijn waarbinnen de ALV moet plaatsvinden overschreden gaat worden.
Sancties op overschrijden?
Op het overschrijden van de in het Splitsingsreglement en/of Modelreglement opgenomen termijn staat er geen sanctie.
Een overschrijding van de gestelde termijn kan door een rechter wel als een overtreding van het Reglement worden beschouwd, maar gezien de huidige situatie zal de reden voor de termijnoverschrijding te onderbouwen zijn op bijvoorbeeld de richtlijnen van het RIVM.
Dient de Vereniging belangrijke besluiten te nemen?
Dan heeft de eigenaar de mogelijkheid om bijvoorbeeld schriftelijk of digitaal haar stem uit te brengen zonder dat de eigenaren van de betreffende appartementsrechten bijeenkomen in een Vergadering.
Ook kan de Vereniging besluiten om bijvoorbeeld de bestuursleden of één of twéé eigenaren te machtigen (met steminstructies) om de stemmen van de overige leden te vertegenwoordigen.
Op deze manier is het contact met de overige eigenaren en/of beheerder tot een minimum beperkt.
Omdat in sommige Splitsingsaktes beperkingen zijn opgenomen over het aantal machtigingen dat een vertegenwoordiger mag hebben, is het wel noodzaak om de steminstructies op de machtiging op te nemen, zodat hiervan niet afgeweken kan worden.
De verschillende termijnen voor het houden van de Algemene Ledenvergadering vanuit de Modelreglementen:
-
Modelreglement 1973 – Artikel 32, lid 2
Jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zal een vergadering worden gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 18 lid 3, door de administrateur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt verstrekt die door de vergadering moet worden goedgekeurd voor de vaststelling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens een nieuwe begroting opgesteld voor het aangevangen of het komende jaar.
-
Modelreglement 1983 – Artikel 33, lid 2
Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar zal een vergadering worden gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 4 eerste lid, door het bestuur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt voorgelegd die door de vergadering moet worden vastgesteld voor de bepaling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens de begroting vastgesteld voor het aangevangen of het komende boekjaar.
-
Modelreglement 1992 – Artikel 33, lid 2
Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar wordt een vergadering gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 4 eerste lid, door het bestuur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt voorgelegd die door de vergadering moet worden vastgesteld voor de bepaling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens de begroting vastgesteld voor het aangevangen of het komende boekjaar.
-
Modelreglement 2006 – Artikel 45, lid 2
Jaarlijks wordt, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een vergadering gehouden, de jaarvergadering. In deze vergadering legt het bestuur, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 12 tweede lid, de jaarrekening ter vaststelling aan de vergadering over. Tevens brengt het bestuur in deze vergadering zijn jaarverslag uit.
-
Modelreglement 2017 – Artikel 49, lid 1
Jaarlijks wordt, binnen zes maanden na afloop van het Boekjaar, een vergadering gehouden, de jaarvergadering. In deze jaarvergadering legt het Bestuur, overeenkomstig het bepaalde in Artikel 16.2, de Jaarrekening ter goedkeuring voor aan de Vergadering en brengt het Bestuur een mondeling of schriftelijk Jaarverslag uit. De Vergadering kan, in afwijking van de eerste zin van dit Artikel 49.1, besluiten om de termijn te verlengen waarbinnen de Jaarrekening ter goedkeuring dient te worden voorgelegd en het Jaarverslag dient te worden uitgebracht. In dat geval wordt, binnen de daartoe door de Vergadering vastgestelde termijn, een extra vergadering bijeengeroepen ter goedkeuring van de Jaarrekening en ter uitbrenging van het Jaarverslag.
Na goedkeuring van de Jaarrekening besluit de Vergadering over het al dan niet verlenen van décharge aan het Bestuur voor het gevoerde beleid voor zover dat blijkt uit de Jaarrekening. Indien en voor zover de Vergadering het Bestuur geen décharge verleent, zal de Vergadering aangeven en in de notulen van de vergadering doen vastleggen ten aanzien van welke onderdelen van het door het Bestuur gevoerde beleid décharge wordt onthouden.